Tietosuojaseloste

Minulle on tärkeää suojata asiakkaitteni yksityisyyttä, ja noudattaa toiminnassani aina ajantasaisia lakeja ja asetuksia asiakastietojen keräämisen, säilyttämisen ja arkistoinnin suhteen. Olen valinnut puhua asiakkaista potilaiden sijaan, mutta mitä määräyksissä puhutaan potilaista koskee myös minun vastaanotolla tehtävää asiakastyötä.

1. Rekisterinpitäjä

Osteopaatti ja koulutettu hieroja Mika Mäkynen – 040 7777 463 - mika@mikamakynen.fi - Y-tunnus: 2563007-6 Tmi Mika Mäkynen
Yrityksen yhteyshenkilö Mika Mäkynen
Yhteystiedot samat kuin yllä

2. Rekisterin nimi

Asiakastietorekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakkaalta kerätään tietoa sekä paperisella tai sähköiselle esitietolomakkeella että vastaanotolla haastattelemalla. Tietoja kerätään hoidon suunnittelun, arvioinnin ja toteutuksen sekä jatkohoidosta päättämisen ja muiden hoitoon liittyvien seikkojen osalta. Lisäksi tietoja kerätään laskutusta varten.
Tietojen keräämisen tavoitteena on taata turvallista, laadukasta ja suunnitelmallista hoitoa jokaiselle asiakkaalle yksilöllisesti.

Mahdollinen paperinen esitietolomake skannataan sähköiseen potilastietojärjestelmään, jonka jälkeen alkuperäinen lomake tuhotaan tietoturvallisella tavalla yksilön yksityisyyttä vaarantamatta. Ennen tuhoamista lomakkeet säilytetään lukkojen takana. Esitiedot voidaan täyttää myös suoraan sähköiseen potilastietojärjestelmään.

Terveydenhuollon ammattihenkilöinä meillä on lakisääteinen velvollisuus kirjata jokaisen asiakkaan tiedot ja hoitoon liittyvät käyntikohtaiset kirjaukset, joten asiakkaaksi tulemisen ehtona on suostuminen tietojen kirjaamiseen.

Asiakastietoihin ei pääse käsiksi muut kuin rekisterinpitäjä. Asiakkaan tietoja ei luovuteta koskaan ulkopuolisille ilman asiakkaan kirjallista pyyntöä/ suostumusta. Mikäli vastaanottotilanteessa on mukana opiskelija, informoidaan siitä etukäteen aina asiakasta ja asiakkaalla on aina mahdollisuus kieltäytyä opetustilanteeseen osallistumisesta. Vastaanottotilanteessa opiskelijaa sitovat samat lakisääteiset salassapitovelvollisuudet ja vastuut kuin muitakin terveydenhuollon ammattihenkilöitä, eikä hän saa luovuttaa vastaanotolla kohtaamiaan arkaluontoisia tietoja ulkopuolisille.

4. Mitä kirjataan

– rekisterin sisältö
Asiakastietoihin kirjattavista tiedoista määrätään muun muassa laissa potilaan asemasta ja oikeuksista sekä sosiaali- ja terveysministeriön asetuksessa potilasasiakirjoista.

Esitietolomakkeessa kysytään asiakkaan – yksilöinnin vuoksi: nimi, henkilötunnus – Yhteystiedoista osoite puhelinnumero sähköpostiosoite – Sukupuoli, koska sitä ei tässä yrityksessä oleteta henkilötunnuksen perusteella – Äidinkieli tai asiointikieli – Pituus ja paino sekä tulosyy lyhyesti haastettelun tueksi

Asiakkaan käyntitietohin kirjataan – Ammatti – Anamneesi – Hoitosuunnitelma ja osteopaattinen päättely – Hoidon toteutukseen liittyvät tiedot – Arviointi – Jatkohoidon tarpeen arviointi – Mahdolliset etäkontaktit (kuten puhelut) niiltä osin kuin ne ovat oleellisia hoidon kannalta – Sekä muut mahdolliset vastaanotolla olennaisiksi osoittautuvat tiedot tai kopiot (asiakkaan luvalla) asiakkaan mukanaan tuomista asiakirjoista.

Sähköisessä kirjaamisjärjestelmässä on sähköinen ajanvarauskalenteri, jonka pakollisina tietoina ovat asiakkaan nimi sekä puhelinnumero.

Alaikäisten osalta ensimmäisellä käynnillä pyydetään aina myös huoltajan suostumus hoitoon sekä kirjataan ylös huoltajan yhteystiedot.

Mistä tiedot saadaan?

Pääsääntöisesti asiakkaan tiedot saadaan asiakkaalta itseltään. Mikäli asiakas ei itse pysty vastaamaan esitettyihin kysymyksiin tai kyseessä on alaikäinen asiakas voidaan tietoja saada huoltajalta, muulta edunvalvojalta tai asiakkaan luvalla häntä hoitavalta hoitohenkilökunnalta. Lisäksi tiedonlähteinä voi olla asiakkaan tuomat asiakirjat tai tutkimustulokset, joita tallennetaan järjestelmään asiakastietojen liitteeksi niiltä osin kuin ne ovat olennaisia hoidon toteuttamisen ja suunnittelun kannalta, ja liittäminen tehdään aina asiakkaan luvalla.

Käytössämme oleva nettiajanvarausjärjestelmä on osa Timma-järjestelmää ja / tai Slotti-järjestelmää, eivätkä tiedot näy ulkopuolisille.

5. Rekisterin suojaaminen

Asiakastietojen käsittelyä ohjaa huolellisuus- ja täsmällisyysperiaatteet. Käytössämme on Timma Oy:n tuottama ajanvarausjärjestelmä, joka on teknisesti suojattu ohjelmiston tuottajan puolelta (Timma Oy:n tietosuojaselosteeseen pääset https://timma.fi/privacy).

Yrityksen käytössä olevat laitteet on suojattu virustentorjuntaohjelmalla. Manuaalinen esitietolomakeaineisto säilytetään paloturvallisessa kaapissa, lukkojen takana ennen tietoturvallista tuhoamista. Kaikki kerätty tieto on lähtökohtaisesti salassapidettävää materiaalia.

6. Asiakastietojen säilyttäminen

Asiakastietoja säilytetään kuten niistä on laeissa ja asetuksissa määritetty (muun muassa sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista). Asiakkaalla on aina oikeus tarkistaa mitä hänestä on kirjattu ja tarvittaessa pyytää korjausta, mikäli huomaa virheellisiä tietoja. Pyynnöt korjauksista tehdään kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
Mikäli rekisterinpitäjän toimista on valitettavaa, asiakas voi olla yhteydessä omien oikeuksiensa osalta potilasasiamieheen (https://potilasasiamies.fi/) tai tietosuojavaltuutettuun (https://tietosuoja.fi/etusivu).'

7. Muuta huomioitavaa

Yrityksen kirjanpidon osalta kirjanpitoaineistoon pääsee käsiksi ainoastaan yrityksen kirjanpitäjä (tiliotteet). Kirjanpitäjän ja yrityksen välillä on voimassa salassapitovelvollisuus eikä kirjanpitäjä pääse mihinkään asiakastietojärjestelmän yksilöllisiin tietoihin käsiksi.
Markkinoinnin osalta pyydämme ystävällisesti tutustumaan tekemäämme selosteeseen siitä, mitä ja miten tietoja kerätään markkinointia varten.

Tekstiviestit, sähköpostit, Facebook-viestit tai muut suojaamattomassa yhteydessä käydyt keskustelut käydään yleisellä tasolla. Heikon tietoturvan vuoksi arkaluontoisia asioita ei niiden välityksellä voida käsitellä. Asiakkaana voit edelleen itse lähettää mitä tahansa tietojasi meille päin mikäli koet viestijärjestelmän tietoturvan riittäväksi, mutta koska jo tieto mahdollisesta asiakkuudesta voidaan katsoa arkaluontoiseksi tiedoksi käydään jatkokeskustelut puhelimitse.

Sähköpostitse voidaan lähettää lasku tai kuitti asiakkaalle Ajas- tai Timma-järjestelmän kautta. Lähtökohtaisesti laskuun ei merkitä edes asiakkaan nimeä (ellei asiakas itse niin halua). Sähköposti tulee Webmailin tai Gmailin kautta.

Tietosuojaseloste Suoramarkkinointi 1. Rekisterinpitäjä

Osteopaatti ja koulutettu hieroja Mika Mäkynen – 040 7777 463 – mika@mikamakynen.fi – Y-tunnus: 2563007-6 Tmi Mika Mäkynen

Ristolantie 7 b 18, 00320 Helsinki

Yrityksen yhteyshenkilö Mika Mäkynen
Yhteystiedot samat kuin yllä

2. Rekisterin nimi

Yrityksen markkinointirekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yrityksen toiminnasta, ajankohtaisista asioista ja muusta vastaavasta tiedottaminen pääosin sähköpostitse asiakkaille tai muille erikseen sähköpostitiedotteen (tai muun markkinointimateriaalin) tilanneille.

4. Mitä rekisteriin kirjataan

Markkinointirekisteriin kirjataan vain välttämättömät yhteystiedot, kuten nimi ja sähköpostiosoite. Asiakkaalle informoidaan aina mitä kautta markkinointimateriaalia on tilaamassa (viestit, tavallinen posti, sähköposti ja niin edelleen) ja mitkä hänen yhteystietonsa tilausta varten tarvitaan.

5. Mistä tiedot rekisteriin kerätään

Asiakkailta pyydetään erikseen suostumus esitietolomakkeella sähköpostitiedotteiden lähettämiseen. Ne, kenellä ei ole asiakassuhdetta yritykseen voivat erikseen tilata sähköposti- tai muita tarjolla olevia markkinointimateriaaleja ilmoittamalla siitä selkeästi rekisterinpitäjälle.

Lähtökohtana on, että ihminen erikseen pyytää saada markkinointiviestejä tai -materiaaleja. Tämä periaate pätee myös kampanjoiden, kilpailujen ym. vastaavien aikana, esimerkiksi messuosastolla arvontaan osallistuessa. Automaattisesti markkinointiviestejä ei siis lähetetä.

6. Tietojen suojaus

Sähköpostitiedote lähetetään webmailin kautta, ja Domainhotellin webmail palveluissa omat suojauksensa. Domainhotellin tietosuojaselosteeseen pääset https://www.domainhotelli.fi/tietosuojaseloste

Mikäli markkinointilupia on kerätty paperille, säilytetään kaikki henkilötietoja sisältävät materiaalit lukkojen takana. Kun tiedot on kirjattu rekisteriin, alkuperäiset paperiset materiaalit tuhotaan tietoturvallisella tavalla.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, ja henkilötietoja käsittelee vain rekisterinpitäjä.

7. Asiakkaan ja markkinointimateriaalin tilaajan oikeudet

Asiakkaalla ja markkinointimateriaalin tilaajalla on aina oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on kerätty. Asiakas/ tilaaja voi milloin tahansa peruuttaa sähköpostitiedotteen tai muiden materiaalien tilaamisen ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.